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      办公室规章制度

      时间:2018-09-25    点击:

      1、 档案工作人员制度

      1.1  认真学习,不断提高政治思想水平,热爱本职工作,扎扎实实、积极主动地做好档案工作,围绕本单位的中心工作搞好服务和利用。

      1.2  认真学习、宣传并贯彻执行《档案法》,增加法制观念,提高依法办事的自觉性。

      1.3  按照档案工作的基本原则,做好公司全部档案的综合管理工作,严格遵守档案保管、保密、借阅、统计等各项制度。

      1.4  认真做好档案的保管工作,按照“八防”(防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光)要求,管好库房、厨具和档案、资料。

      1.5  努力钻研业务,提高工作能力。熟悉库藏档案内容,及时、准确地提供档案,为利用者服务。

      1.6  对各立卷部门的档案工作要经常进行检查、监督、指导,认真总结经验,保证案卷质量,提高工作水平。

      1.7  档案工作人员调动时,严格办理交接手续,将所保管的档案、资料及其数量等情况交接清楚,否则不得离职。

      1.8  经常向领导汇报档案工作,争取领导的重视与支持,将档案工作列入本单位工作计划之中,督促档案工作的发展。

      2、 档案保管制度

          为使档案管理更加完备、科学、规范,以保证查阅及时,方便工作,特制定此方案。

      2.1  及时收集整理职工应归档的相关资料。

      2.2  搞好档案统计、归类,保证档案工作的有序进行,做到查阅便捷、及时、准确。

      2.3  阅档人必须严格遵守阅档规定,严禁抽取和撤换档案材料。

      2.4  应工作需要必须借用职工档案时,需申报理由,由负责档案工作的领导审签后,方可借出,期限最长一周。

      2.5  借出的档案必须加封,交回时必须有主办部门加封。

      2.6  根据需要为领导提供职工的基本情况及相关档案资料。

      2.7  做好公司各部门档案的立卷归案指导工作,有责任监督;检查部门立卷工作,全面推行立卷制度。

      2.8  做好档案统计工作,保证统计数据真实有效。

      3、 档案借阅制度

      3.1  凡查阅档案者,均需进行借阅档案登记。

      3.2  外单位人员查调档案,需持单位介绍信,经领导批准后方可查阅,但不得借出。非经许可,不能任意抄录档案内容,如需复制有关档案材料,须经领导批准。

      3.3  档案利用者不得私自拆散案卷和抽取卷内文件,不得在卷上涂改、加字、填记号,不得损坏档案原貌。

      3.4  利用者在阅档时不允许同时进行吸烟、喝水、吃食物等。

      3.5  档案借阅和归还时,由利用和档案管理人员共同进行清点检查,如发现档案损坏或丢失,需报经有关领导,根据不同情况做出相应处理。

      3.6  对借出档案,档案管理人员要定期催还,需延长借阅时间者,应重新办理借阅手续,对无故逾期不还者,停止借阅。

      4、 文件收发制度

      4.1  收文制度

      凡外部送达公司有公务文件、电报、信函和其他文字材料属于收文,收文归本公司办公司管理,收文管理包括以下内容:

      (1)     签收。到学校领取收文,有领取人签收;学校或外单位专人送来的收文,由办公室人员签收。

      (2)     拆封。拆封由办公室办理,其他人员未经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件,应交领导人自己办理。

      (3)     登记。由办公室设立专门登记簿额,按收文的登记范围和收文处理的内容要求,逐件进行登记。

      (4)     分办。登记后的收文由办公室根据校领导的职责分工,及时送有关领导批示。

      (5)     批办。由办公室各主管领导根据收文的内容和要求,用钢笔或毛笔作出批示。

      (6)     传阅。对于非承办性的收文,应送有关领导及部门负责人传阅,传阅范围由公司领导确定,由办公室人员调度传阅工作。公司领导之间原则上不可相互传递文件,文件阅办完毕后放归档案室。

      (7)     承办。对于需要承办的收文,由办公室负责督促承办部门及时处理。

      (8)     注办。承办人员应把收文处理结果在收文的适当位置或公文处理单上扼要说明。

      (9)     归档。注办后的文件要及时交回办公室,需归卷的文件应交由办公室归卷。归卷人应按年度立卷、归档。

      4.2  发文制度

      以公司名义发出的文件、电报、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容:

      (1)     拟稿。以公司名义的发文由公司办公室拟稿,拟稿必须用发文稿纸,其标题、主题词、主送、抄送、拟稿单位、拟稿人等均应填写清楚。

      (2)     核稿。办公室负责对发文的文字、内容、格式等作全面审核。

      (3)     签发。核稿后的发文,由办公室及时送交有关领导审核签发。

      (4)     编号登记。发文经公司领导签发后,由办公室负责对发文进行登记和编号。

      (5)     打印。经过编号登记后的发文,由办公室负责安排打印,其他科室不得擅自进行。

      (6)     校对。打印的清单由供稿部门及时组织人员校对。

      (7)     用印。制成的发文由办公室主任负责加盖公司印章。

      送发及归卷。发文的送发工作由办公室负责,公司所有发文的底稿及正式文件由办公室归档。


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